Acta # 63

UNIDAD RESIDENCIAL MOTA CAMPESTRE

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

FECHA: 2 de Agosto de 2007

HORA: 8:00 PM a 9:30 PM

LUGAR: Salón Social

ASISTENTES: Nicol Cardona (134)

Angela Maria Arias (335)

Oscar Cardozo (944)

Wilder Castaño (520)

Carlos Alexander Lucio (733)

Jose Fernando Ramirez (127)

Nestor Cediel (523)

AUSENTES: Oscar Tabares (936)

Francisco Giraldo (932)

Luz Marina Sierra (526)

TEMAS PROPUESTOS

1. Convocatoria a Reuniones del Consejo
2. Informes Contables mes de Junio
3. Presentación de Cotizaciones
4. Respuesta Cartas Residentes
5. Otros Pendientes

CONCLUSIONES Y ACUERDOS

1. Convocatoria a Reuniones del Consejo: Se propone para las convocatorias a reuniones del Consejo, que una vez definida la fecha para la reunión, el portero llame a cada casa a recordar con un día de anticipación, así evitamos el olvido de la fecha de la reunión. Esto se propone como complemento a la confirmación que se hace en la planilla.

La próxima reunión del Consejo de Administración está convocada para el día miércoles 15 de Agosto a las 7:30 PM.

2. Informes Contables: En el balance general del 30 de Junio de 2007, consideramos que existe una mala distribución de lo que es Maquinaria y Equipo, Equipo de Oficina, Equipo de Cómputo y Comunicaciones, generando un mal registro de la depreciación, para lo cual se debería ajustar. Proponemos que se haga la siguiente distribución:

Maquinaria y equipo	Eq. de Oficina	Eq. de Computo y Comunicaciones
Sillas en cemento para piscina	Aviso reglamento piscina	Radio teléfono
Guadaña	Base para CPU en madera	Teléfono monedero
Carro saca paquetes	Mesita salón social	Radio motorota
Mallas placa polideportiva	Marco 2 alas, 2 entrepaños	Equipo de control portería
Hidrolavadora	Perchero grande	Regulador y cable USB
Equipo de Gimnasio	Grabadora	Impresora Multifuncional
	Soporte para computador	Computador Sempron 2800
	Sillas salón social	Mantenimiento y Actualización
	Mesas salón Social	Teléfono en portería
	Mesa pimpon	Citófono entrada peatonal
	Mesas de madera	Baterías radio teléfonos
	Muebles portería	16 canales para portería
	Mueble para la administración	Cámara bala color
	Sillas salón social – otras -	Cámara sector piscina
	Ventiladores	Fax panasonic
	Sillas portería	Discos duros
	Canecas	Impresora HP
$ 12.039.423	$ 5.157.518	$ 12.865.169

Adicional se propone que el ítem resaltado arriba (Mantenimiento y Actualización) se lleve como un mayor valor del computador al que se le realizó la Actualización, pues así como está debería llevarse al gasto.

Además en el estado de resultados mensual comparativo aparece un rubro de mantenimiento y reparación piscina por $944.639 y en la cotización fechada el 1 de Junio por Piscinas MG el valor después de IVA es de $463.935, porque la diferencia de $480.704 (más del doble). Además en el informe de Flujo de Caja y Aplicaciones de Fondos de Junio de 2007, se dice que el mantenimiento de la Piscina es de $447.265.

Por que no fue enterado el Consejo de este sobre costo si verdaderamente existe?

En dicha cotización no se especificó que en caso de requerir algo adicional se cotizaría por separado?

Porque existen tres valores diferentes en los informes, a que se deben las inconsistencias?

También en el estado de resultados mensual comparativo aparece un rubro de mantenimiento edificio – reparación puerta principal por $605.520 y en el informe de Flujo de Caja y Aplicaciones de Fondos de Junio de 2007, se dice que la reparación de la puerta es de $574.200, porque existen diferentes valores en el registro?

Ya fuimos enterados en el Consejo de la decisión de cambiar el proveedor que inicialmente se había aprobado en la sesión del 19 de Junio, por lo tanto, solicitamos que se registre en el Formato Cuadro Comparativo de Propuestas dicha actualización con las observaciones pertinentes a la decisión de cambio de proveedor y por ende el incremento de $220.520 en la reparación.

3. Presentación de cotizaciones: Solicitamos que para nuestra próxima sesión, se presenten todos los cuadros comparativos de las cotizaciones que nos han sido enviadas, con el fin de darle trámite a la mayor brevedad posible, esto es: Iluminación, Lava pies, mantenimiento malla y soldadura cerramiento, pruebas de laboratorio piscina, hidrófugo, etc.

Para las siguientes fechas, el Consejo de Administración espera tener toda la información pertinente, que ayude en la toma de decisión de las contrataciones pendientes:

Propuestas adecuación de piscina	15 de Agosto
Proyecto portería, solicitud de planos, diseños, cantidades de obra. Revisar el plano inicial que tiene el señor Oscar Cardozo	30 de Agosto
Propuestas problemas de iluminación	30 de Agosto
Contratación cámara con sensor de movimiento y alarma complementaria	30 de Agosto

Se sugiere nuevamente que cuando se vayan a solicitar cotizaciones a varios proveedores, se les presente un documento con los requerimientos, esto lo podríamos denominar “Especificaciones Técnicas Requeridas”, lo anterior con el fin de por igualar las propuestas, además de ser posible se les cite a todos a la misma fecha y hora para que todos hagan el mismo recorrido y cada uno con su experiencia presente su mejor propuesta.

4. Respuesta Cartas Residentes: Se dio lectura a la carta enviada por el señor Diego Armando Martínez de la casa 925 y se concluye que se debe negar la petición debido a que se tienen reglas claras al respecto, se enviará carta respuesta al señor con las sugerencias.

Igualmente se dio lectura a la carta enviada por la señora Marcela Isaza Builes de la casa 9813, se le informará que se tomarán las medidas pertinentes para corregir los problemas presentados con el alquiler del salón social, en lo referente a las reformas en el interior de las viviendas, solicitamos se envíe una comunicación, recordando a las personas algunas prohibiciones que están contempladas en el manual de convivencia, y en lo referente al otro punto de la queja, se le trasladará al comité de convivencia para su tratamiento.

Se adjuntan cartas de respuesta a los residentes y hacen parte integral de esta acta.

5. Otros Pendientes:

· Análisis Cronograma de Actividades Administración

· Informe Comité de Convivencia 2006 y plan de trabajo 2007

· Informe problemas de Humedades

· Respuestas de la constructora a las diferentes quejas presentadas por los Copropietarios

· Incremento de las cuentas por cobrar de las cuotas de administración

· Reclamaciones por daños de motor de la Piscina

· Informe invitación a reunión Comfama