Acta # 63

UNIDAD RESIDENCIAL MOTA CAMPESTRE

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

FECHA: 2 de Agosto de 2007

HORA: 8:00 PM a 9:30 PM

LUGAR: Salón Social

ASISTENTES: Nicol Cardona (134)

Angela Maria Arias (335)

Oscar Cardozo (944)

Wilder Castaño (520)

Carlos Alexander Lucio (733)

Jose Fernando Ramirez (127)

Nestor Cediel (523)

AUSENTES: Oscar Tabares (936)

Francisco Giraldo (932)

Luz Marina Sierra (526)

TEMAS PROPUESTOS

1. Convocatoria a Reuniones del Consejo
2. Informes Contables mes de Junio
3. Presentación de Cotizaciones
4. Respuesta Cartas Residentes
5. Otros Pendientes

CONCLUSIONES Y ACUERDOS

1. Convocatoria a Reuniones del Consejo: Se propone para las convocatorias a reuniones del Consejo, que una vez definida la fecha para la reunión, el portero llame a cada casa a recordar con un día de anticipación, así evitamos el olvido de la fecha de la reunión. Esto se propone como complemento a la confirmación que se hace en la planilla.

La próxima reunión del Consejo de Administración está convocada para el día miércoles 15 de Agosto a las 7:30 PM.

2. Informes Contables: En el balance general del 30 de Junio de 2007, consideramos que existe una mala distribución de lo que es Maquinaria y Equipo, Equipo de Oficina, Equipo de Cómputo y Comunicaciones, generando un mal registro de la depreciación, para lo cual se debería ajustar. Proponemos que se haga la siguiente distribución:

Maquinaria y equipo	Eq. de Oficina	Eq. de Computo y Comunicaciones
Sillas en cemento para piscina	Aviso reglamento piscina	Radio teléfono
Guadaña	Base para CPU en madera	Teléfono monedero
Carro saca paquetes	Mesita salón social	Radio motorota
Mallas placa polideportiva	Marco 2 alas, 2 entrepaños	Equipo de control portería
Hidrolavadora	Perchero grande	Regulador y cable USB
Equipo de Gimnasio	Grabadora	Impresora Multifuncional
	Soporte para computador	Computador Sempron 2800
	Sillas salón social	Mantenimiento y Actualización
	Mesas salón Social	Teléfono en portería
	Mesa pimpon	Citófono entrada peatonal
	Mesas de madera	Baterías radio teléfonos
	Muebles portería	16 canales para portería
	Mueble para la administración	Cámara bala color
	Sillas salón social – otras -	Cámara sector piscina
	Ventiladores	Fax panasonic
	Sillas portería	Discos duros
	Canecas	Impresora HP
$ 12.039.423	$ 5.157.518	$ 12.865.169

Adicional se propone que el ítem resaltado arriba (Mantenimiento y Actualización) se lleve como un mayor valor del computador al que se le realizó la Actualización, pues así como está debería llevarse al gasto.

Además en el estado de resultados mensual comparativo aparece un rubro de mantenimiento y reparación piscina por $944.639 y en la cotización fechada el 1 de Junio por Piscinas MG el valor después de IVA es de $463.935, porque la diferencia de $480.704 (más del doble). Además en el informe de Flujo de Caja y Aplicaciones de Fondos de Junio de 2007, se dice que el mantenimiento de la Piscina es de $447.265.

Por que no fue enterado el Consejo de este sobre costo si verdaderamente existe?

En dicha cotización no se especificó que en caso de requerir algo adicional se cotizaría por separado?

Porque existen tres valores diferentes en los informes, a que se deben las inconsistencias?

También en el estado de resultados mensual comparativo aparece un rubro de mantenimiento edificio – reparación puerta principal por $605.520 y en el informe de Flujo de Caja y Aplicaciones de Fondos de Junio de 2007, se dice que la reparación de la puerta es de $574.200, porque existen diferentes valores en el registro?

Ya fuimos enterados en el Consejo de la decisión de cambiar el proveedor que inicialmente se había aprobado en la sesión del 19 de Junio, por lo tanto, solicitamos que se registre en el Formato Cuadro Comparativo de Propuestas dicha actualización con las observaciones pertinentes a la decisión de cambio de proveedor y por ende el incremento de $220.520 en la reparación.

3. Presentación de cotizaciones: Solicitamos que para nuestra próxima sesión, se presenten todos los cuadros comparativos de las cotizaciones que nos han sido enviadas, con el fin de darle trámite a la mayor brevedad posible, esto es: Iluminación, Lava pies, mantenimiento malla y soldadura cerramiento, pruebas de laboratorio piscina, hidrófugo, etc.

Para las siguientes fechas, el Consejo de Administración espera tener toda la información pertinente, que ayude en la toma de decisión de las contrataciones pendientes:

Propuestas adecuación de piscina	15 de Agosto
Proyecto portería, solicitud de planos, diseños, cantidades de obra. Revisar el plano inicial que tiene el señor Oscar Cardozo	30 de Agosto
Propuestas problemas de iluminación	30 de Agosto
Contratación cámara con sensor de movimiento y alarma complementaria	30 de Agosto

Se sugiere nuevamente que cuando se vayan a solicitar cotizaciones a varios proveedores, se les presente un documento con los requerimientos, esto lo podríamos denominar “Especificaciones Técnicas Requeridas”, lo anterior con el fin de por igualar las propuestas, además de ser posible se les cite a todos a la misma fecha y hora para que todos hagan el mismo recorrido y cada uno con su experiencia presente su mejor propuesta.

4. Respuesta Cartas Residentes: Se dio lectura a la carta enviada por el señor Diego Armando Martínez de la casa 925 y se concluye que se debe negar la petición debido a que se tienen reglas claras al respecto, se enviará carta respuesta al señor con las sugerencias.

Igualmente se dio lectura a la carta enviada por la señora Marcela Isaza Builes de la casa 9813, se le informará que se tomarán las medidas pertinentes para corregir los problemas presentados con el alquiler del salón social, en lo referente a las reformas en el interior de las viviendas, solicitamos se envíe una comunicación, recordando a las personas algunas prohibiciones que están contempladas en el manual de convivencia, y en lo referente al otro punto de la queja, se le trasladará al comité de convivencia para su tratamiento.

Se adjuntan cartas de respuesta a los residentes y hacen parte integral de esta acta.

5. Otros Pendientes:

· Análisis Cronograma de Actividades Administración

· Informe Comité de Convivencia 2006 y plan de trabajo 2007

· Informe problemas de Humedades

· Respuestas de la constructora a las diferentes quejas presentadas por los Copropietarios

· Incremento de las cuentas por cobrar de las cuotas de administración

· Reclamaciones por daños de motor de la Piscina

· Informe invitación a reunión Comfama

ACTA # 58

UNIDAD RESIDENCIAL MOTA CAMPESTRE

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

FECHA: 30 de mayo de 2007

HORA: 8:00 PM a 11:00 PM

LUGAR: Salón Social

ASISTENTES: Jose Fernando Ramirez (127)

Oscar Cardozo (944)

Carlos Alexander Lucio (733)

Wilder Castaño (520)

Luz Marina Sierra (526)

Maria Patricia Velásquez

Luz Elena Palacio

AUSENTES: Nicol Cardona (134)

Oscar Tabares (936)

Francisco Giraldo (932)

Nestor Cediel (523)

Angela Maria Arias (335)

TEMAS PROPUESTOS

1. Inquietudes e inconformidades Servicio Jardinería

CONCLUSIONES Y ACUERDOS

1. Inquietudes e inconformidades Servicio Jardinería: Se presentó la señora Luz Elena Palacio especialista en Diseño y Mantenimiento de Jardines, y nos realiza un detallado informe sobre el Mantenimiento de las zonas verdes de las áreas comunes de la Unidad.

Se viene realizando el mantenimiento desde el mes de Julio del 2005, se han realizado en el 2005 cinco (5) mantenimientos, en el 2006 ocho y en lo que va trascurrido del 2007 se llevan 4 mantenimientos.

Se tienen algunas fechas para próximos mantenimientos y se adjuntan en un documento de informe presentado por la señora Luz Elena Palacio

Las actividades que el Consejo considera se le deben prestar mas atención son las siguientes:

Corte de Grama: El plateo no se está realizando adecuadamente, se tienen reparos por algunas personas que también saben del tema. Respecto del Limón Swinglia se nota que en unas partes del cerramiento no ha crecido lo suficiente y se encuentra muy disparejo todo el sembrado, se solicita entonces que se le de más énfasis a aquellos puntos que no han crecido casi, para así tratar de igualar rápidamente el cerramiento.

Se solicita que si es posible se realice una poda mucho más continua sobre todo en aquellos lugares identificados con grama que crece mucho más rápido para evitar que algunos lugares se vean feos.

En general respecto del trabajo de jardinería se le solicita tener personal que preste más cuidado al momento de hacer las podas porque consideramos que le falta calidad a este asunto.

ACTA # 61

UNIDAD RESIDENCIAL MOTA CAMPESTRE

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

FECHA: 17 de Julio de 2007

HORA: 8:00 PM a 9:00 PM

LUGAR: Salón Social

ASISTENTES: Nicol Cardona (134)

Angela Maria Arias (335)

Oscar Cardozo (944)

Wilder Castaño (520)

AUSENTES: Carlos Alexander Lucio (733)

Oscar Tabares (936)

Francisco Giraldo (932)

Jose Fernando Ramirez (127)

Nestor Cediel (523)

Luz Marina Sierra (526)

TEMAS PROPUESTOS

1. Informe de humedades.

CONCLUSIONES Y ACUERDOS

1. Informe de Humedades: Se realizaron visitas a las dos primeras manzanas de la parte inferior (etapa 1) de la Unidad. Los problemas son denominados “de detalles constructivos”, no son problemas estructurales.

Como ejemplo de los detalles constructivos podríamos citar, en las escalas se debió hacer la media caña y sellar con productos adecuados. También se puede mencionar el tema de los corredores o andenes que en el momento tienen filtraciones hacia las habitaciones debajo de estos, fallas de impermeabilización. En algunas viviendas con problemas en los baños los problemas son en los abastos y en la inversión de los vidrios de la cabina.

En fin Doña Angela presentará el informe definitivo para que sea evaluado por el Consejo de Administración y de esta manera se pueda apoyar a las personas que requieren ya sea demandar a la constructora y/o que sea la administración quien deba arreglar los problemas que se presentan.

Se requieren los planos de la unidad para poder entregar las conclusiones respectivas.

ACTA # 60

UNIDAD RESIDENCIAL MOTA CAMPESTRE

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

FECHA: 10 de Julio de 2007

HORA: 7:30 PM a 9:00 PM

LUGAR: Salón Social

ASISTENTES: Jose Fernando Ramirez (127)

Oscar Cardozo (944)

Wilder Castaño (520)

Nicol Cardona (134)

Nestor Cediel (523)

Maria Patricia Velásquez

Luz Marina Sierra (526)

Maria V. Idárraga

AUSENTES: Angela Maria Arias (335)

Carlos Alexander Lucio (733)

Oscar Tabares (936)

Francisco Giraldo (932)

TEMAS PROPUESTOS

1. Revisión informes de contabilidad del mes de Mayo
2. Revisión y observaciones actas pasadas
3. Cartas de los residentes
4. Queja de humedad casa 9605
5. Contratación de la fumigación
6. Controles en la Piscina

CONCLUSIONES Y ACUERDOS

1. Revisión informes de contabilidad del mes de Mayo: Se presentaron los informes contables del mes de Mayo, se realizaron algunas observaciones en relación con los nombres de algunas cuentas. Algunas de ellas ya se había solicitado eliminar como los “Gastos de Representación” y cuentas genéricas que no especificaran bien a que se referían, es el caso de la cuenta “Otros Servicios”, donde se vienen registrando gastos en servicios de implementación del reciclaje.

Se recomienda de igual manera reagrupar los activos no corrientes, específicamente la Propiedad Planta y Equipos, pues se le están haciendo depreciaciones erradas a algunos elementos. Se le enviará a la contadora una agrupación principalmente en lo referente a Equipo de Cómputo y Comunicación.

En el día de hoy no se presentó la Revisora Fiscal, no tuvimos información referente a su ausencia, esperamos contar con ella en las próximas reuniones de fin de mes.

Se aprueban los estados financieros, con las respectivas modificaciones enunciadas anteriormente.

2. Revisión y observaciones actas pasadas: Se presentan algunas observaciones sobre las actas 56 y 57, se anexarán las observaciones pertinentes de la administración o de quienes presenten observaciones. Algunos miembros ya han realizado sus correcciones.

Se recomienda tener listas y revisadas las actas, por parte de todos los miembros del consejo, y en la medida de lo posible realizar la lectura de las anteriores en cada nueva sesión del consejo.

Se aprueban las actas anteriores. Queda pendiente su impresión y firma en los libros oficiales.

3. Cartas de los residentes: Los residentes de la Casa 952 realizaron reformas en su casa, para la cual deben contar con las respectivos permisos de planeación, además solicitan la apertura de una ventana hacia el vacío del acceso a las casas de abajo. El consejo no se encuentra facultado para autorizar o desaprobar reformas, esto es de la competencia de la asamblea.

Sin embargo se enuncia la necesidad de reglamentar todos los aspectos de mejoras, pues ya son varios los copropietarios que se están “pasando por la galleta” al consejo y a la administración.

Se propone que un abogado se apersone del trámite de todos los asuntos pendientes por resolver.

No se tuvieron conclusiones al respecto.

4. Queja de humedad casa 9605: La propietaria nos presenta con preocupación los problemas de humedad que tiene, “cuando llueve cae un chorro de agua en el closet”, además de algunas paredes manchadas por la humedad. Ella se quejó ante constructora y le dicen no tener garantía porque ya venció, ella es segunda dueña y también presentó queja ante la firma Ramon H quienes le vendieron a ella. Acude al consejo a ver que se puede hacer, le decimos que esperamos el informe de las visitas a los residentes con problemas para poder proceder, sin embargo buscaremos alguna solución temporal para esos chorros en el closet.

No se tuvieron conclusiones al respecto.

5. Contratación de la fumigación: se presenta el cuadro comparativo de las propuestas para la fumigación, el cuadro hace parte integral de esta acta.

Se decide escoger a la empresa FUMIPAISA por presentar las mejores garantías en precio, calidad, y experiencia en comparación a las demás propuestas presentadas. Se iniciará lo más pronto posible con la contratación y el trabajo requerido.

6. Controles en la Piscina: Se manifiesta preocupación en el uso de la piscina, principalmente en el control de acceso, para lo cual se propone el uso de unos fichas distintivas de colores para residentes e invitados por casa y así tratar de controlar el acceso no autorizado a la misma.

Liderazgo en el trabajo

Buenas amigos del Consejo les comparto esta información que me regalaron esta semana y me pareció interesante para todos ustedes...

• Liderazgo en el trabajo

En los negocios se evalúan dos características importantes en sus ejecutivos con la intención de verificar la capacidad de dirección que estos posean, por un lado la aptitud y por otro la actitud.
La primera se obtiene con el aprendizaje de nuevos métodos y procedimientos, por ejemplo, la capacidad de construir un balance, un flujo de caja, distribución de planta o un plan de marketing, pero en muchos casos estos conocimientos no son aplicables porque los gerentes carecen de una buena actitud, es decir, un comportamiento adecuado que intente implementar dichos métodos. Entre las actitudes más solicitadas y requeridas está la habilidad de liderazgo, la misma que puede cultivarse pero que según muchos autores es parte de la personalidad de cada persona. Cómo saber si nosotros estamos configurados como líderes y en caso contrario, cómo desarrollar estas habilidades en nuestra persona, es un tema de amplio debate y estudio, pero es necesario descubrir si tenemos algo de líderes y qué cosas nos faltan para lograr serlo a cabalidad.

Una clasificación de la tipología del liderazgo es la formal, que representa la dirección de un grupo de trabajo de forma oficial o designada, y, otra menos evidente, el reconocimiento por los miembros de la institución de una manera informal de que tiene gran influencia, pero de una manera libre, sin ánimo retributivo y de forma carismática. En los estudios sociológicos de desarrollo comunitario por observación participativa, estas personas son claves para el trabajo de campo. En la década de los 70', varios sociólogos españoles estudiaron el tema del papel de los 'líderes informales', como un tema relevante de la Sociología de la organización.

El liderazgo es el ejercicio de la actividad ejecutiva en un proyecto, de forma eficaz y eficiente sea este personal, dirigencial o institucional.

El liderazgo por tanto se divide en:

• Liderazgo individual (ejemplo a seguir),
• Liderazgo ejecutivo (planeamiento, organización, dirección y control de un proyecto),
• Liderazgo institucional.

Cuando el liderazgo es necesario, comúnmente por el cargo, en una organización, hablamos de líderes formales, así este líder debe tener ciertas capacidades como habilidad comunicacional, capacidad organizativa, y eficiencia administrativa, lo que equivale a decir que un buen líder es una persona responsable, comunicativa y organizada..

Tomado de http://es.wikipedia.org/wiki/Liderazgo y aparte de la película Bichos de Disney - Pixar.

Temas Pendientes

Medellín, 9 de Julio de 2007

Señores:

Consejo de Administración

Unidad Residencial Mota Campestre

Medellín

Asuntos: Temas pendientes

Reciban de mi parte un cordial saludo, la presente con el fin de exponerles los temas que a mi juicio (errado o no) se encuentran pendientes y de paso manifestar una opinión respecto de la programación de los consejos.

Temas Pendientes:

1. Firma de actas anteriores. Están pendientes unas supuestas observaciones de la Administración y al momento de escribir esta carta no me han llegado. Considero que no se debe dar tanto tiempo de espera para la firma.
2. Presentación de la Administración del Cuadro Comparativo de Propuestas sobre la reparación de la puerta y el respectivo informe de que se cambio y como sigue el tema.
3. Resolución y atención a quejas de los copropietarios.
4. Presentación del Informe del Comité de Convivencia 2006. Llevamos un semestre del año y no hemos analizado el trabajo realizado en el pasado por dicho comité y no sabemos que planes tienen para este año o en que están apoyando a la Administración.
5. Presentación de informe de la Administración sobre el tema de humedades y reclamaciones varias de los copropietarios a la constructora, como la del conato de incendio.
6. Presentación de la Administración del Cuadro Comparativo de Propuestas para la reparación del cerramiento perimetral según decisiones anteriores del Consejo sobre el tema.
7. Presentación de la Administración de las acciones pertinentes para que los copropietarios con deuda disminuyan el valor del seguro contra incendio y terremoto antes las entidades financieras.
8. Presentación de informe de la Administración sobre la reparación del motor de la Piscina. Además en que paró el tema del acondicionamiento de la piscina para el cumplimiento de la ley de cara a la visita de inspección y control de las autoridades competentes.
9. Presentación de informe de la Administración sobre el mantenimiento de los juegos infantiles.
10. Presentación de informe de la Administración sobre el sistema de vigilancia que en días pasados se manifestó que no estaba grabando bien. Además está pendiente la cotización de una cámara adicional para el sistema.
11. Considero que se debe tener un plan de acción respecto al deterioro del Gimnasio y en conjunto con el comité de convivencia planear las diferentes actividades que reemplazarán los aeróbicos y demás actividades lúdicas para la comunidad. Lamentable que estas vacaciones los pequeños no hubieran tenido actividades de formación dentro de la Unidad.
12. Presentación de la Administración de todos los trámites jurídicos pendientes, Bancolombia, Cartas enviadas a planeación municipal, Constructora Bolívar, etc.
13. La Administración solicitó que analizáramos el Cronograma de Actividades, no se si es conveniente que lo ajuste debido a los retrasos en diferentes temas.

De paso deseo manifestar mi inconformidad con la reprogramación de las fechas de reunión, considero que el Consejo se puede reunir y más seguido (más sesiones en el mes) para debatir otros temas pendientes y no es necesario la presencia de la Administración si ella no puede estar.

Quiero dejar claro que en ningún momento es algo personal en contra de la Administración, por el contrario considero que debemos colaborar más en la toma de decisiones y que no se vuelva repetitivo en todos los comunicados de la Administración que siempre las decisiones quedan en cabeza del Consejo.

Espero que esta carta no genere molestias a ninguno de los que está dirigida, de antemano les ofrezco mis disculpas si esto sucede, pero quienes ya me conocen saben que me gusta expresar lo que pienso y buscar alternativas rápidas.

Cordialmente,

Wilder Castaño Ortiz

ACTA # 59

UNIDAD RESIDENCIAL MOTA CAMPESTRE

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

FECHA: 19 de Junio de 2007

HORA: 8:00 PM a 9:00 PM

LUGAR: Salón Social

ASISTENTES: Jose Fernando Ramirez (127)

Oscar Cardozo (944)

Carlos Alexander Lucio (733)

Wilder Castaño (520)

Nicol Cardona (134)

Oscar Tabares (936)

Francisco Giraldo (932)

Nestor Cediel (523)

Maria Patricia Velásquez

AUSENTES: Luz Marina Sierra (526)

Angela Maria Arias (335)

TEMAS PROPUESTOS

1. Resolver problema de la puerta.

CONCLUSIONES Y ACUERDOS

1. Resolver problema de la puerta: En resumen el problema de la puerta, después de la reparación realizada por el contratista del taxista que la golpeo es: el riel que sostiene la puerta se encuentra despegado y hace que la puerta tenga un brinco al momento de pasar por ese empate, esta situación hace que el motor trabaje forzado y pueda verse afectado.

De acuerdo con las recomendaciones de los contratistas el riel no es el adecuado, se debe cambiar y reparar los rodamientos de las puertas.

El consejo considera que se debe realizar la reparación según las recomendaciones de los expertos y al menor costo posible. Una vez reparado este asunto verificar el correcto funcionamiento de la puerta y en caso de que el motor presente problemas proceder con posterioridad a su reparación y/o a escuchar propuestas para el respectivo cambio.

Se sugiere esperar el diseño de la portería y si es necesario el cambio del motor realizarlo como parte de ese contrato y con la debida autorización de los copropietarios.